Hướng dẫn thiết kế powerpoint chuyên nghiệp

Powerpoint là một phần mềm hỗ trợ mợi người trong việc thuyết trình, giảng dạy. Dù phổ biến như vậy nhưng không phải ai cũng biết thiết kế powerpoint sao cho trông thật chuyên nghiệp. Chính vì vậy mà bài viết dưới đây sẽ chỉ ra cho bạn biết cách để thiết kế powerpoint sao cho thu hút được khán giả.

1. Sử dụng các mẫu powerpoint sẵn có của Microsoft 

Tận dụng các mẫu thiết kế powerpoint có sẵn của microsoft sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian để làm slide thuyết trình cũng như sẽ đồng bộ hóa được tổng thể powerpoint của bạn để nhìn nó trông nhất quán hơn. Bên cạnh đó, những mẫu slide powerpoint này còn cho bạn sẵn font chữ, căn lề, số trang, ngày tháng cùng với đồ họa chuyên nghiệp hơn...

Cách để chọn các mẫu thiết kế này như sau: Từ menu của giao diện powerpoint, bạn hãy nhấp chọn Format, chọn Slide Design… Bên phải của giao diện powerpoint sẽ xuất hiện các mẫu thiết kế powerpoint sẵn và bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào hợp với nội dung trình bày của bạn.

• Additional Design Templates là chức năng cho phép bạn thêm các mẫu powepoint mới vào thư viện có sẵn của powerpoint. Bạn có thể lấy các mẫu này từ nguồn download trên mạng internet hoặc copy từ máy tính khác
• Design Templates on Microsoft Office Online: Chức năng này cho phép bạn tìm và lấy thêm các mẫu powerpoint khác ở trên website của Microsoft.

Sau khi chọn được một mẫu thiết kế ưng ý rồi, bạn vẫn có thể chỉnh sửa nó cho hoàn toàn thích hợp với yêu cầu của mình. Cách làm như sau:

Từ menu của phần mềm powerpoint bạn nhấp chọn View, chọn Master , chọn Slide Master. Lúc này trên màn hình giao diện powerpoint sẽ hiện ra các mẫu thiết kế powerpoint gốc. Từ đây bạn có thể chỉnh sửa mọi thứ trong mẫu này và khi kết thúc, bạn ấn nút Close Master View trên thanh Slide Master View.

Kết quả chỉnh sửa này sẽ được áp dụng cho tất cả các slide tạo mới của bạn. 

2. Sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation)

Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan thì việc mô tả bằng cách kết hợp các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung là Animation) cũng có tác dụng gây thu hút cho người xem.

Để thiết lập một đối tượng trong slide của bạn để chuyển động hoạt hình theo ý muốn. Bạn chỉ cần trỏ phải vào đối tượng đó và chọn Custom Animation.

Bên phải của màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng này. Tại đây, bạn ấn nút Add Effect và chọn các hiệu ứng mà bạn muốn. Một lưu ý nhỏ là bạn không nên để quá nhiều hiệu ứng trong một slide, như vậy sẽ làm bạn mất thời gian để nhấn, đồng thời cũng gây khó chịu cho người xem.

>>>Tham khảo thêm về: Cách thêm hiệu ứng động Amination vào bài thuyết trình

3. Lưu các font chữ sử dụng trong Slide của bạn đi theo powerpoint

Bạn nên chọn các font chữ phổ biến để nó dễ dàng hiển thị trên cả các máy tính khác. Nếu như bạn chọn các font chữ không phổ biến và khi hiển thị trên máy tính không có font chữ đó thì slide sẽ bị lỗi hiển thị.

Hoặc nếu bạn vẫn muốn chọn các font chữ không phổ biến để slide của mình hiển thị trông đẹp mắt hơn thì bạn hãy làm theo cách sau.

• Khi soạn thảo xong file powerpoint của mình, bạn hãy nhấn vào tab File và chọn Save as. Tại hộp thoại Save as, nhấn chọn Tools (bên tay phải, phía trên cùng), chọn Save Option…
• Khi hộp thoại Save Option mở ra và phía dưới cùng có lựa chọn Embed Truetype fonts. Bạn hãy nhấn vào chọn ô này, sau đó tiếp tục chọn một trong hai lựa chọn phía dưới:

Embeb characters in use only (tốt cho việc giảm kích thức của file): Lựa chọn này giúp file powerpoint của bạn sẽ lưu các font cần để hiển thị slide của bạn. Tuy nhiên người dùng sẽ không thể soạn thảo hay thay đổi các chữ trong file này được. Ngược lại nó giúp kích cỡ file powerpoint của bạn nhỏ gọn hơn.

Embeb all characters (tốt cho việc chỉnh sửa slide sau đó): Lựa chọn này giúp file của bạn lưu các font cần để hiển thị slide và cho phép người dùng có thể soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng trong file này. Ngược lại nó làm kích cỡ file powerpoint lớn hơn khá nhiều.

4. Chèn các đoạn video, ảnh,… vào slide

Để chèn video vào trong slide của mình, bạn hãy làm theo cách sau đây: Nhấp chuột chọn tab Insert. Tại tab Insert, chọn Movies and Sounds, chọn Movie from file, từ đây bạn có thể chọn file video mà mình muốn chèn vào slide.

Cách chèn ảnh, âm thanh vào Slide cũng tương tự như trên.

5. Sử dụng các phím tắt một cách hữu dụng dành cho file powerpoint

Để chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường nhanh bạn chỉ cần bôi đen những ký tự cần chuyển đổi và nhấn tổ hợp phím Shift+F3

Để tắt màn hình trình chiếu tạm thời: Bạn hãy nhấn phím B , lúc này màn hình sẽ chuyển đen, tiếp tục nhấn lại phím B để màn hình trở về bình thường. Tương tự ấn phím W thì màn hình sẽ hiển thị màu trắng, ấn lại phím W để màn hình trở về bình thường.

Để bắt đầu trình chiếu slide, bạn hãy nhấn phím F5. Muốn trình chiếu slide hiện tại bạn đang làm, hãy ấn đồng thời tổ hợp phím Shift+F5.

Để quay về Slide đầu tiên bạn chỉ cần ấn 1 + Enter

Để nhảy tới Slide nào đó trong bài hãy ấn số slide cần nhảy tới + Enter

Trên đây là hướng dẫn về cách thiết kế powerpoint chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, để nâng cao kỹ năng thiết kế và thuyết trình powerpoint của mình thì việc đăng ký một khóa học thiết kế powerpoint là cần thiết.